E-invoicing wordt algemeen verplicht
Op 20 februari 2024 werd in het Belgisch Staatsblad de wet van 6 februari 2024 gepubliceerd tot wijziging van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde en het Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 wat de invoering van de verplichting tot elektronische facturering betreft. Met deze wet wordt een nagenoeg veralgemeende verplichting ingevoerd tot uitreiking van gestructureerde elektronische facturen tussen belastingplichtigen vanaf 1 januari 2026.
De verplichting tot digitale facturatie zal reeds gekend zijn bij die ondernemingen onder u die thans actief zijn op vlak van overheidsopdrachten. De verplichting tot digitale facturatie geldt op dit moment immers al voor facturen die worden verstuurd naar overheidsinstanties (Koninklijk Besluit van 9 maart 2022 tot vaststelling van de modaliteiten aangaande de verplichting voor de ondernemers op het gebied van de elektronische facturering in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten).
Vanaf 1 januari 2026 zal zulks dus ook gelden voor facturen tussen ondernemingen. Hoewel de stap naar digitale facturatie zich situeert op vlak van de ambitie van de regering om de btw-kloof te verkleinen en terug te brengen tot het niveau van de buurlanden, biedt het ons inziens vooral voordelen op vlak van veiligheid.
Digitale facturatie zou immers geschieden via het Europese PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement Online), m.a.w. een internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Via dit netwerk kunnen overheden, bedrijven en andere organisaties eenvoudig, snel en veilig elektronische berichten uitwisselen.
We stellen immers vast dat er in de praktijk een toename is van gevallen van fraude waarbij e-mailaccounts worden gehackt om vervalste digitale facturen uit te sturen naar uw klanten. Een hacker kan zowel de inkomende als uitgaande inbox manipuleren met valse documenten, waarna betaling op een verkeerde rekening geschiedt, met alle miserie als gevolg. Dit is trouwens niet nieuw.
Alleen richtten oplichters zich vroeger op het onderscheppen van facturen uit het postcircuit (bijv. de rode brievenbussen van bpost), de postkamers van bedrijven of zelfs bij particulieren (bijv. uit brievenbussen of uit het papier op straat bestemd voor de vuilniswagen).
In geval van dergelijk fraudegeval zijn er trouwens géén winnaars (behalve dan voor de succesvolle hacker, al zal die ook uit de klauwen van het gerechtelijk apparaat moeten blijven). Immers, de relatie tussen klant en leverancier krijgt een serieuze dreun en geeft aanleiding tot grote discussies.
Wie ging nu immers in de fout? Werd het systeem van de leverancier gehackt of dat van de klant? Waren er indicatoren die tot terughoudendheid hadden moeten leiden (zoals plots gebrekkig Engels, vreemde e-mailadressen, etc... ) of mocht men er - alle concrete elementen in acht genomen - op vertrouwen dat er correct werd betaald?
Het antwoord is niet altijd zonneklaar en stemt tot het maken van afspraken met uw cocontractant nopens hoe er wordt omgegaan met wijzigende betalingsmodaliteiten dan wel het hanteren van beveiligde facturatie.
De termijn die nog resteert voor de algemene verplichting, laat ondernemingen toe om de nodige voorbereidingen te treffen om zich ten laatste vanaf 1 januari 2026 in regel te stellen.
Mathieu Malfait