conditions générales

Belexa Advocaten fait tous les efforts possibles pour offrir un service optimal à ses clients. Une bonne interaction et une bonne collaboration entre l’avocat et le client sont alors très importantes. En effet, les services fournis par un avocat constituent un travail sur mesure, basé sur des faits concrets.

Belexa Advocaten srl (ci-après « Belexa ») est établi à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 26a, et est inscrite à la Banque-carrefour des Entreprises sous le numéro 0750.761.687. Belexa est une association au sens du Règlement de l’Ordre flamand des avocats du 8 Novembre 2006 relatif aux associations d’avocats et aux sociétés unipersonnelles d’avocats concernées.

Tous les avocats de Belexa sont des avocats en Belgique et sont inscrits près de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

Les présentes conditions s’appliquent à tous les services fournis par les avocats et les autres personnes actifs chez Belexa à ses clients. La relation contractuelle existe entre le client et Belexa, même si le client n’entretient des contacts qu’avec un seul ou plusieurs avocats ou autres personnes actifs chez Belexa.

En cas de contradiction, les présentes conditions l’emporteront sur toutes autres conditions générales contraires du client, sauf convention contraire et écrite de la part d’un des gérants d’affaires de Belexa. Des conventions qui s’écarteraient d’une ou de plusieurs stipulations des présentes conditions générales remplaceront uniquement la stipulation ou les stipulations dont elles s’écartent. Les autres stipulations resteront intégralement d’application.

Les avocats qui travaillent chez Belexa fournissent leurs services au nom de Belexa et pour son compte, sauf s’ils ont explicitement indiqué pour un dossier spécifique qu’ils le traitent pour leur propre compte. Les autres personnes qui travaillent chez Belexa exécutent toujours leurs services sur les instructions d'un avocat travaillant pour Belexa, pour le compte de Belexa, à moins qu'ils n'aient explicitement indiqué qu'ils traitent un dossier particulier sous leur propre direction.
Belexa est la seule partie contractuelle par rapport au client pour tout service fourni par ses avocats-associés, avocats-collaborateurs, avocats-stagiaires et préposés. Toutefois, quand un avocat ou une autre personne lié à Belexa traite un dossier pour son propre compte, seul cette personne en question sera la partie contractuelle par rapport au client.
Le contrat conclu entre Belexa et le client se réalise au moment où Belexa commence la prestation de ses services.

La prestation de services de Belexa peut, entre autres, concerner les services de conseil, l’assistance en cas de médiation, l’assistance en cas de négociations, l’assistance en cas de procédures, l’assistance en cas d’expertises, le mandat de fondé de pouvoir. Les parties se mettront d’accord sur l’objet précis des services de Belexa au commencement des activités et, le cas échéant, l’adapteront et/ou l’étendront au cours de la prestation des services.

Belexa ne s’engage pas à des obligations de résultats, mais à des obligations de moyens.

Sauf opposition explicite de la part du client, Belexa est libre de répartir les dossiers ou certains aspects de ces dossiers entre des collaborateurs-avocats. Cette répartition interne s’effectuera le plus possible selon les matières préférentielles des avocats et/ou les souhaits du client. Si nécessaire, les avocats travailleront en équipe. Le titulaire du dossier conserve toujours la supervision du dossier.

Le client fournit à Belexa, tant au commencement du contrat que durant son cours, le cas échéant à la demande de Belexa, exactement toutes les informations requises pour permettre l’exécution optimale de ses services. Belexa n’est pas responsable des dégâts qui résulteraient des informations incorrectes ou incomplètes fournies par le client.

Si, après en avoir été prié par Belexa, le client omet de fournir les informations demandées ou de remplir certaines formalités dans un délai déterminé, Belexa se réserve le droit de suspendre ses prestations et de facturer les services déjà fournis.

Belexa informe le client de l’exécution de sa mission et du déroulement du traitement du dossier.

Les procédures juridiques entraînent certains coûts, parmi lesquels, outre les frais d’avocats, les frais judiciaires. En principe, la partie succombante (dans les affaires civiles) doit supporter les frais (judiciaires). En général, ces frais comprennent les frais d’exploit d’assignation, le droit de rôle et une indemnité de procédure, c.-à-d. une participation forfaitaire aux frais et aux honoraires de l’avocat de la partie succombante. Le montant de cette indemnité de procédure est déterminé selon des règles spécifiques et des barèmes tarifaires (périodiquement indexés). Pour toute autre procédure – procédures criminelles, procédures administratives ... – des règles spécifiques, similaires ou non, seront d’application.

Si l’exécution de la prestation de services nécessite l’intervention d’un huissier de justice ou d’un traducteur, le client laisse le choix de ceux-ci à Belexa. Ceci s’applique également à l’exécution de tâches simples (dépôts d’une pièce de procédure, comparution à une audience (d’introduction), ...) par un avocat local.

Si l’exécution de la prestation de service nécessite l’intervention d’une autre tierce partie, comme des avocats étrangers, des notaires, des experts-comptables, des réviseurs ou des experts, ceux-ci seront choisis en consultation avec le client.

Outre cette concertation, Belexa est toujours mandaté, dans le cadre de l’exécution de son contrat, par le client en tant que fondé de pouvoir afin de confier des missions à de tels prestataires de services au nom et pour le compte du client, dans quel cas la facture du prestataire de services auquel il est fait appel au nom du client sera remise au client qui devra la régler directement au prestataire de service concerné.

8.1. Belexa portera en compte périodiquement ses activités, coûts administratifs et coûts avancés (en principe, au fur et à mesure que les activités d’un dossier progressent) et fournira au client un état des honoraires et des coûts. Le montant dû de l’état des honoraires et des coûts mentionnera les rubriques suivantes : (1) honoraires, (2) coûts administratifs, (3) coûts avancés (à des tiers) et (4) commissions. Le client recevra, sur demande une spécification des activités et des coûts.

8.2. Sauf convention contraire, les activités sous la rubrique “honoraires” seront portées en compte sur la base d’un montant fixe déterminé par Belexa, qui, outre la nature, la complexité, l’enjeu et le caractère urgent de la cause, prend essentiellement en considération le temps consacré à un dossier spécifique et le tarif horaire de l’avocat/des avocats qui a/ont fournis les services. Une unité de temps comprend un dixième d’heure. Toute unité de temps commencée sera notée comme une unité de temps entière. Le tarif par unité de temps s’élève à un dixième du tarif horaire.

Les tarifs horaires de base suivants sont utilisés par Belexa :

• avocat-associé : € 140 à € 200 hors TVA;

• avocat-employé : € 115 à € 160 hors TVA;

• avocat-stagiaire : € 80 à € 140 hors TVA;

Belexa détermine le tarif horaire de base en fonction de la nature d’une cause, de l’enjeu, du degré de difficulté, de l’expérience de l’avocat traitant la cause en la matière de droit en question et du caractère urgent de la mission. Les tarifs honoraires de base sont indexés chaque année et peuvent en outre être adaptés à tout moment par l’avocat sur une base individuelle. Le client peut à tout moment demander les tarifs horaires de base actualisés après de Belexa.

Si le résultat de la cause est positif, Belexa a le droit de mettre en compte un honoraire complémentaire de résultat. Selon le choix de Belexa et sauf conventions spécifiques à ce sujet, cet honoraire complémentaire de résultat peut consister en :

• la multiplication par un coefficient (au minimum 1,1 et au maximum 2) des honoraires portés en compte ou à porter en compte pour les services/activités effectués; ou

• la mise en compte supplémentaire d’un pourcentage à titre d’honoraires (qui s’élèvera – sauf convention au contraire – à 20 pourcent au maximum) des montants récupérés ou épargnés ou de l’enjeu de la cause; ou

• la mise en compte supplémentaire d’un montant correspondant à la clause pénale attribuée et/ou à l’indemnité de procédure attribuée.

La pratique et la facturation révèlent que le tarif horaire appliqué par Belexa varie pour la plupart des dossiers entre € 125 et € 160 hors TVA.

Sans préjudice de la mise en compte d’honoraires, les frais d’administration et de bureau, parmi lesquels les frais d’ouverture du dossier ou de sous-dossiers, les frais de dactylographie, les frais d’impression et de copie, les frais d’envoi, les frais téléphoniques, les frais de déplacement, les frais de stationnement, … sont portés en compte sous la rubrique des frais administratifs.

Belexa et le client peuvent en concertation – par exemple en cas de recouvrement, de causes non contestées et de causes plus simples – se mettre d’accord sur d’autres formules pour le calcul des honoraires et des frais administratifs. Ces formules peuvent entre autres comprendre :

• la mise en compte d’un montant forfaitaire par cause ou par cause par instance ;

• la mise en compte uniquement des intérêts, de la clause pénale et/ou de l’indemnité de procédure par cause (peu importe si ces montants peuvent effectivement être récupérés par le client).

Les coûts avancés par Belexa à des tiers, comme le greffe, les bureaux des hypothèques, le registre national des gages, digital platform for attorneys (DPA), diplad, les bureaux de l’enregistrement, les bases de données officielles et officieuses, les tiers-avocats, les huissiers de justice, les notaires, les traducteurs, les experts-comptables, les réviseurs, les experts et les instances (nationales et étrangères), seront portés en compte séparément sous la rubrique des coûts à base des coûts réels (majorés de la TVA si d’application).

8.3. Belexa se réserve le droit de demander au client une commission avant le commencement et au cours des activités et ce à l’aide d’un état de commission ; le cabinet se réserve également le droit de n’entamer ou respectivement de ne continuer ses activités ou de n’avancer des coûts qu’après le paiement de cette commission. Par état des frais et des honoraires, nous comprenons dans les présentes conditions également un état de commission.

Une commission est un montant forfaitaire que le client paie à Belexa préalablement à un état provisoire ou final. Cette commission peut concerner des prestations déjà livrées ou des coûts avancés, ou elle peut être une avance de prestations à fournir ou de coûts à faire, ou une combinaison des deux. Dans l’état provisoire ou final, les commissions sont déduites du montant total.

8.4. La mention d’un état de frais et d’honoraires dans la comptabilité de Belexa vaut preuve d’envoi au et de réception par le destinataire.

8.5. Si le client n’est pas d’accord avec un état de coûts et d’honoraires, il devra le protester endéans les quatorze jours de la date de l’état par une lettre motivée, et ce sous peine de déchéance de ce droit.

8.6. Sauf convention contraire, tous les états d’honoraires sont payables au comptant au siège de Belexa, sans réduction.

Au cas où un état d’honoraires ne serait pas payé à l’échéance de l’état, Belexa a le droit, sans mise en demeure enregistrée préalable, (a) de mettre en compte des intérêts de retard au taux directeur majoré de huit points de pourcentage visé à l'article 5, alinéa 2, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales à partir de la date de l’état jusqu’à la date de paiement intégral, ainsi que (b) de mettre en compte une indemnité forfaitaire, qui, pour les consommateurs entrant dans le champ d'application de l'article XIX. 4 WER est égale aux montants maximaux spécifiés dans cet article de la loi et qui, pour tous les autres clients, est égale à 10% du montant payé tardivement, sans préjudice de son droit aux frais judiciaires (y compris l’indemnité de procédure applicable), au cas où un recouvrement judiciaire suivrait.

En outre, le cas échéant, Belexa a également le droit, soit de suspendre les activités dans tous les dossiers du client concerné jusqu’au paiement intégral de tous les états, ou de terminer immédiatement la coopération globale avec le client.

Belexa n’est pas responsable des dégâts qui résulteraient de la suspension de ses activités ou de la cessation de son accord avec le client.

8.7. Si dans une cause, Belexa défend les intérêts de plusieurs clients, tous ces clients sont solidairement et indivisiblement tenus au paiement des états de coûts et d’honoraires relatifs à cette cause (le cas échéant, majoré des accessoires mentionnés au §6 et tous les frais de recouvrement), et ce quel que soit le client à qui Belexa a adressé l’état des coûts et honoraires.

8.8. Le client économiquement actif donne à Belexa un gage sur tous les biens meubles corporels et incorporels actuels et futurs appartenant à son entreprise, y compris les créances, quelle que soit la nature des activités actuelles ou futures, quel que soit le lieu où ces activités sont exercées maintenant ou dans le futur, et indépendamment, dans le cas de biens corporels, que ceux-ci soient situés avec le constituant ou avec les tiers. Ce gage garantit le remboursement à Belexa, à quelque titre que ce soit, de toutes les sommes dues à la suite de la prestation de services au client. Le gage est à durée indéterminée et ne peut être résilié que par lettre recommandée avec accusé de réception et moyennant le respect d'un délai de préavis de six mois. La résiliation n'a d'effet que pour l'avenir et signifie que le gage ainsi constitué ne sert de garantie que pour les créances garanties qui existent à l'expiration du délai de résiliation, même si elles deviennent exigibles et payables ultérieurement. Belexa est autorisé à notifier le gage au débiteur de la créance gagée. Lors de l'inscription du gage au registre de gage, Belexa a le droit de facturer au client le prix de revient de l'inscription ainsi que des frais administratifs fixes de 40,- EUR. En cas de défaillance du client, le créancier gagiste a le droit d'encaisser le gage ; il choisit librement le mode de réalisation.

9.1. Belexa transférera tous les montants qu’elle reçoit pour son client le plus rapidement possible au client. Si Belexa n’est pas en mesure de transférer un montant immédiatement au client, elle notifiera la réception du montant au client et lui transmettra la raison pour laquelle le montant n’est pas transféré au client.

9.2. Belexa peut retenir sur les montants qu’elle reçoit pour ses clients des sommes en vue de couvrir les sommes due par le client. Elle en informera le client.

9.3. Belexa transférera tous les montants qu’elle reçoit du client pour le compte de tiers immédiatement à ces tiers.

Au cas où vous auriez une plainte au sujet de notre cabinet ou que vous seriez insatisfait du traitement de votre cause, il est préférable d’en discuter avec l’avocat qui traite votre affaire.

Au cas où cette consultation ne mènerait pas à une solution satisfaisante pour le client, celui-ci peut contacter Frédéric Busschaert (frederic.busschaert@belexa.be), Benoit Beele (benoit.beele@belexa.be), Mathieu Malfait (mathieu.malfait@belexa.be) ou An Deprez (an.deprez@belexa.be), qui examinera la plainte et, si possible, se posera en médiateur en vue de trouver une solution.

11.1. Tous les avocats de Belexa et Belexa disposent chacun pour soi, par l’intermédiaire de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale, d’une assurance de responsabilité civile professionnelle souscrite auprès de la société nv Amlin Europe. La responsabilité professionnelle de Belexa et des avocats qui travaillent pour Belexa en tant que collaborateur indépendant est limitée au montant assuré de 1.250.000,00€ par sinistre.

11.2. Le client estime l’assurance susmentionnée de Belexa et ses avocats suffisante et accepte que l’indemnisation en cas de préjudice qu’il subit suite à une faute professionnelle (même grave) de Belexa et/ou ses avocats et/ou préposés soit limitée au montant pour lequel Belexa et ses avocats sont effectivement couverts et assurés dans le cadre de la police susmentionnée.

11.3. Si l’assureur couvrant la responsabilité ne couvre pas le préjudice, la responsabilité globale de Belexa, de ses avocats et de ses préposés est limitée, tant contractuellement qu’extra-contractuellement, en principal, intérêts et frais au montant hors TVA facturé dans le dossier où la responsabilité est retenue, et à défaut d’un tel dossier, à maximum 8.500,00€ par préjudice. Si toutefois l’absence de couverture est la conséquence d’une faute de Belexa ou de ses avocats ou préposés, leur responsabilité globale est limité à 23.000,00€.

11.4. Belexa et ses avocats ne peuvent en aucun cas être tenus responsables de dégâts indirects, de pertes indirectes, de chômage ou de perte de bénéfice subis par le client ou des tiers.

11.5. Sans préjudice du préalable Belexa et ses avocats ne sont pas responsables des défauts éventuels de tiers qui sont impliqués à la prestation de leurs services, lorsque la mission leur a été confiée au nom et pour le compte du client. Dans un tel cas, Belexa ne peut par conséquent pas non plus être conjointement ou solidairement tenue avec un tel tiers de payer une quelconque indemnité au client.

11.6. Bien que Belexa fasse des efforts raisonnables pour sauvegarder ses e-mails et annexes de virus ou d’autres défauts qui peuvent affecter les ordinateurs ou un système IT, le client est responsable de prendre les mesures appropriées afin de protéger les ordinateurs ou le système IT du client contre ces virus ou défauts. Belexa n’accepte aucune responsabilité pour une perte ou des dégâts quelconque résultant de la réception ou de l’utilisation d’une communication électronique de la part de Belexa.

Le client ne peut pas multiplier, publier ou utiliser de quelconque façon les conseils, notes, contrats, pièces de procédure, documents et toutes autres activités intellectuelles sous quelque forme que ce soit, formulés ou faits par Belexa, sans l’approbation écrite et préalable de celle-ci, qu’il le fasse lui-même ou à l’aide de tiers, autre que dans le cadre de la mission attribuée à Belexa.

13.1. Tant le client que Belexa ont à tout moment le droit de mettre fin au contrat avec effet immédiat et sans motivation.

Le cas échéant, le client est obligé de payer toutes les activités et tous les coûts réalisés jusqu’à la date de la résiliation du contrat. Belexa établit un état final de coûts et d’honoraires et le transmet au client.

Pour autant que ce soit autorisé par la loi et le code déontologique, Belexa peut faire appel à son droit de rétention avant de transmettre son dossier au client.

13.2. Belexa n’est pas responsable des dégâts qui résulteraient de la résiliation de son accord avec le client.

Après accomplissement de toute mission, Belexa archive le dossier et le conserve ensuite pour une période de cinq ans. Les documents originaux peuvent être remis au client et doivent alors être archivés par ce dernier. Après la période susmentionnée de cinq ans, Belexa a le droit de détruire le dossier.

Belexa se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment.

Les avocats qui travaillent chez Belexa exercent la profession d’avocat en capacité de collaborateur indépendant. Ils sont liés par une clause de non-sollicitation, de sorte qu'une mission confiée à Belexa ne peut être exécutée ou poursuivie par un avocat sous sa propre direction ou en dehors de la collaboration avec Belexa, sous réserve des exceptions convenues avec l'avocat, sous peine de complicité d'un tiers de la part du client en violation du contrat.

17.1. Tous les contrats entre Belexa et le client sont régis uniquement par le droit belge.

Tous les avocats de Belexa sont assujettis (a) aux règlements de l’Ordre flamand des avocats et les règlements toujours en vigueur de l’ancien Ordre National des Avocats, qui peuvent être consultés sur www.advocaat.be et (b) aux règlements de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

17.2. En cas de litiges, les parties cherchent de préférence un règlement amiable.

17.3. Pour les litiges concernant les honoraires, il existe un règlement de litiges extrajudiciaire par l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

Pour les affaires en matières disciplinaires, le Bâtonnier de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale est compétent : Bâtonnier de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale, Langestraat 120, 8000 Brugge.

17.4. Seuls les tribunaux de Kortrijk sont compétents pour connaitre d’une dispute quelconque entre Belexa et le client.