conditions générales

Belexa Advocaten fait tous les efforts possibles pour offrir un service optimal à ses clients. Une bonne interaction et une bonne collaboration entre l’avocat et le client sont alors très importantes. En effet, les services fournis par un avocat constituent un travail sur mesure, basé sur des faits concrets.

Belexa Advocaten srl (ci-après « Belexa ») est établi à 8500 Kortrijk, President Kennedypark 26a, et est inscrite à la Banque-carrefour des Entreprises sous le numéro 0750.761.687. Belexa est une association au sens du Règlement de l’Ordre flamand des avocats du 8 Novembre 2006 relatif aux associations d’avocats et aux sociétés unipersonnelles d’avocats concernées.

Tous les avocats de Belexa sont des avocats en Belgique et sont inscrits près de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

Les présentes conditions s’appliquent à tous les services fournis par Belexa.

En cas de contradiction, les présentes conditions l’emporteront sur toutes autres conditions générales contraires du client, sauf convention contraire et écrite de la part d’un des gérants d’affaires de Belexa. Des conventions qui s’écarteraient d’une ou de plusieurs stipulations des présentes conditions générales remplaceront uniquement la stipulation ou les stipulations dont elles s’écartent. Les autres stipulations resteront intégralement d’application.

Les avocats, avocats-stagiaires, collaborateurs et préposés travaillant au sein de Belexa fournissent leurs services au nom et pour le compte de Belexa, sauf si, pour un dossier déterminé, il est expressément et préalablement communiqué par écrit que le dossier est traité en nom propre et pour compte propre, en dehors du cadre de collaboration de Belexa. Dans ce cas, seule cette personne est le cocontractant du client.

Les avocats liés à Belexa exercent la profession en tant qu’indépendants et sont soumis à une clause de non-débauchage. Cela signifie qu’une mission confiée à Belexa ou à un avocat déterminé ne peut être exécutée ou poursuivie, pour compte propre et/ou en dehors du cadre de collaboration de Belexa, par un autre avocat, sauf dérogation préalable, expresse et écrite. En cas de non-respect, le client peut être considéré comme tiers complice d’une violation contractuelle.

Le contrat entre Belexa et le client est conclu au moment où Belexa entame la prestation de ses services.

La prestation de services de Belexa peut, entre autres, concerner les services de conseil, l’assistance en cas de médiation, l’assistance en cas de négociations, l’assistance en cas de procédures, l’assistance en cas d’expertises, le mandat de fondé de pouvoir. Les parties se mettront d’accord sur l’objet précis des services de Belexa au commencement des activités et, le cas échéant, l’adapteront et/ou l’étendront au cours de la prestation des services.

Belexa ne s’engage pas à des obligations de résultats, mais à des obligations de moyens.

Sauf opposition explicite de la part du client, Belexa est libre de répartir les dossiers ou certains aspects de ces dossiers entre des collaborateurs-avocats. Cette répartition interne s’effectuera le plus possible selon les matières préférentielles des avocats et/ou les souhaits du client. Si nécessaire, les avocats travailleront en équipe. Le titulaire du dossier conserve toujours la supervision du dossier.

Le client fournit à Belexa, tant au commencement du contrat que durant son cours, le cas échéant à la demande de Belexa, exactement toutes les informations requises pour permettre l’exécution optimale de ses services. Belexa n’est pas responsable des dégâts qui résulteraient des informations incorrectes ou incomplètes fournies par le client.

Si, après en avoir été prié par Belexa, le client omet de fournir les informations demandées ou de remplir certaines formalités dans un délai déterminé, Belexa se réserve le droit de suspendre ses prestations et de facturer les services déjà fournis.

Belexa informe le client de l’exécution de sa mission et du déroulement du traitement du dossier.

Les procédures juridiques entraînent certains coûts, parmi lesquels, outre les frais d’avocats, les frais judiciaires. En principe, la partie succombante (dans les affaires civiles) doit supporter les frais (judiciaires). En général, ces frais comprennent les frais d’exploit d’assignation, le droit de rôle et une indemnité de procédure, c.-à-d. une participation forfaitaire aux frais et aux honoraires de l’avocat de la partie succombante. Le montant de cette indemnité de procédure est déterminé selon des règles spécifiques et des barèmes tarifaires (périodiquement indexés). Pour toute autre procédure – procédures criminelles, procédures administratives ... – des règles spécifiques, similaires ou non, seront d’application.

Si l’exécution de la prestation de services nécessite l’intervention d’un huissier de justice ou d’un traducteur, le client laisse le choix de ceux-ci à Belexa. Ceci s’applique également à l’exécution de tâches simples (dépôts d’une pièce de procédure, comparution à une audience (d’introduction), ...) par un avocat local.

Si l’exécution de la prestation de service nécessite l’intervention d’une autre tierce partie, comme des avocats étrangers, des notaires, des experts-comptables, des réviseurs ou des experts, ceux-ci seront choisis en consultation avec le client.

Outre cette concertation, Belexa est toujours mandaté, dans le cadre de l’exécution de son contrat, par le client en tant que fondé de pouvoir afin de confier des missions à de tels prestataires de services au nom et pour le compte du client, dans quel cas la facture du prestataire de services auquel il est fait appel au nom du client sera remise au client qui devra la régler directement au prestataire de service concerné.

8.1. Principes généraux

Belexa facture périodiquement ses prestations (en principe au fur et à mesure de l’avancement des travaux dans un dossier) au moyen d’un état d’honoraires.

Sauf si la facture constitue un décompte final du dossier, les prestations et frais portés en compte ne sont évalués qu’à titre provisoire, dans l’attente du décompte final global.

Le décompte final global est établi sur la base des modalités exposées au présent article.

En tout état de cause, les frais avancés à des tiers sont toujours facturés séparément.

À première demande du client, Belexa fournit un relevé détaillé des travaux effectués et des montants facturés.

8.2. Calcul de la rémunération

La rémunération est facturée sur la base du temps effectivement consacré. Pour déterminer les montants facturés, il est notamment tenu compte :

• de la nature, de la complexité et des enjeux du dossier ;
• du caractère urgent de la mission ;
• de l’expérience, de l’ancienneté et de la spécialisation de l’avocat concerné ;
• de l’ampleur et de la durée des prestations fournies.

L’enregistrement du temps se fait par unité de temps d’un dixième d’heure. Toute unité de temps entamée est facturée comme une unité entière.

Les taux horaires appliqués par Belexa varient, selon la catégorie de l’avocat concerné, dans les fourchettes suivantes (hors TVA) :

• avocat-associé : 180 € à 250 €
• avocat-collaborateur : 150 € à 210 €
• avocat-stagiaire : 110 € à 180 €

Ces taux horaires couvrent l’ensemble des prestations et des frais internes inhérents au traitement du dossier.

Le temps consacré au dossier par le personnel de secrétariat et de support est également enregistré et facturé. Ce temps est facturé au taux horaire moyen appliqué dans le dossier concerné, tel qu’il résulte de la combinaison des avocats intervenant dans le dossier et de leurs taux horaires respectifs.

Les tarifs peuvent être indexés annuellement et adaptés, sur une base individuelle, par avocat. Le client peut, sur simple demande, obtenir les tarifs actualisés.

À titre informatif, il est précisé que le taux horaire moyen de base appliqué par Belexa au cours de l’année civile 2025 s’élevait à 185,00 € par heure hors TVA. Cette mention est purement indicative, ne confère aucun droit au client et ne porte pas atteinte aux fourchettes tarifaires applicables, aux accords tarifaires individuels ou aux adaptations ultérieures.

8.3. Success fee

En cas d’issue favorable du dossier, Belexa se réserve le droit, sauf accord contraire, de facturer un success fee. Celui-ci peut consister, au choix de Belexa, en :

• une multiplication des honoraires facturés ou à facturer par un coefficient compris entre 1,1 et 2 ; ou
• des honoraires complémentaires correspondant à un pourcentage (maximum 20 %, sauf accord contraire) des montants recouvrés ou économisés, ou de l’enjeu du litige ; ou
• un montant correspondant à la clause pénale allouée et/ou à l’indemnité de procédure allouée.

8.4. Formules de rémunération alternatives

Pour certains dossiers (tels que les dossiers de recouvrement, les affaires non contestées ou plus simples), Belexa et le client peuvent convenir de formules de rémunération dérogatoires, notamment :

• un montant forfaitaire par affaire ou par instance ;
• la facturation exclusive des intérêts, de la clause pénale et/ou de l’indemnité de procédure, indépendamment du recouvrement effectif.

8.5. Frais avancés à des tiers

Les frais avancés par Belexa à des tiers, tels que notamment les tribunaux, les bureaux de sécurité juridique, les bureaux d’enregistrement, le Registre national des gages, Diplad, le Digital Platform for Attorneys (DPA), des avocats tiers, des huissiers de justice, des notaires, des traducteurs, des comptables, des réviseurs, des experts, sont facturés séparément sur la base des coûts effectivement supportés, majorés de la TVA le cas échéant.

8.6. Provisions

Belexa se réserve le droit de demander une provision, avant le début et/ou au cours de ses travaux, et de subordonner l’exécution de ses prestations ou l’avance de frais au paiement de cette provision.

Une provision est un montant forfaitaire pouvant couvrir des prestations déjà fournies, des frais avancés, des prestations futures, des frais futurs, ou une combinaison de ces éléments. Les provisions payées sont déduites de l’état d’honoraires intermédiaire ou final.

Dans les présentes conditions, la notion d’« état d’honoraires » comprend également un état de provision.

8.7. Preuve, paiement et contestation

L’inscription d’un état d’honoraires dans la comptabilité de Belexa vaut preuve de son envoi et de sa réception.

Toute contestation doit, à peine de déchéance, être formulée par écrit et de manière motivée dans les quatorze jours suivant l’envoi de l’état d’honoraires.

Sauf accord contraire, tous les états sont payables au comptant au siège de Belexa, sans escompte.

En cas de non-paiement d’un état d’honoraires à son échéance, Belexa a, sans devoir mettre préalablement le client en demeure par lettre recommandée :

a) le droit de facturer des intérêts de retard égaux au taux d’intérêt de référence majoré de huit points de pourcentage, visé à l’article 5, alinéa 2, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, à compter de la date de l’état d’honoraires jusqu’à la date du paiement intégral, ainsi que

b) le droit de facturer une indemnité forfaitaire, qui, pour les consommateurs relevant du champ d’application de l’article XIX.4 du CDE, est égale aux montants maximums visés par cet article, et qui, pour tous les autres clients, est égale à 10 % du montant payé tardivement, sans préjudice du droit de Belexa aux frais judiciaires (y compris l’indemnité de procédure applicable) en cas de recouvrement judiciaire, ainsi que

c) le droit de suspendre ses prestations ou de mettre fin à la collaboration avec effet immédiat, sans responsabilité pour le dommage qui en résulterait.

8.8. Responsabilité solidaire et sûretés

8.8.1. Lorsque Belexa défend les intérêts de plusieurs clients dans une affaire, ceux-ci sont tenus solidairement et indivisiblement au paiement des états d’honoraires et de frais relatifs à cette affaire (éventuellement majorés des accessoires visés ci-dessus et de tous les frais de recouvrement), et ce indépendamment du client au nom duquel Belexa a établi ses états d’honoraires et de frais.

8.8.2. Lorsque le client demande à Belexa d’établir un état d’honoraires au nom d’un tiers, ou lorsqu’un tiers est désigné par le client comme payeur des prestations fournies et/ou des frais avancés par Belexa, le client demeure, conjointement avec ce tiers, tenu solidairement et indivisiblement au paiement intégral de l’ensemble des honoraires, frais et accessoires facturés par Belexa, y compris, le cas échéant, les intérêts de retard et les frais de recouvrement. La désignation d’un tiers à des fins de facturation ou de paiement n’emporte ni novation, ni cession de dette, ni libération du client, et ne porte pas atteinte au droit de Belexa de réclamer le paiement intégral au client et/ou au tiers désigné, à son libre choix.

8.8.3. Le client exerçant une activité économique constitue, au profit de Belexa, un gage sur l’ensemble des biens meubles corporels et incorporels actuels et futurs appartenant à son entreprise, y compris les créances, quelle que soit la nature des activités actuelles ou ultérieures, quel que soit le lieu où ces activités sont exercées actuellement ou le seront ultérieurement, et quel que soit, pour les biens corporels, leur lieu de détention, auprès du constituant ou de tiers. Ce gage garantit, au profit de Belexa et à quelque titre que ce soit, le remboursement de toutes les sommes dues à la suite de la fourniture de services au client. Le gage est constitué pour une durée indéterminée et ne peut être dénoncé que par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis de six mois. La dénonciation ne produit d’effet que pour l’avenir et a pour conséquence que le gage ainsi constitué ne garantira plus que les créances garanties existant à l’expiration du délai de préavis, même si elles ne deviennent exigibles que ultérieurement. Belexa est habilitée à notifier le gage aux débiteurs des créances gagées. En cas d’inscription du gage au registre des gages, Belexa a le droit de facturer au client le coût de l’inscription ainsi que des frais administratifs forfaitaires de 40,00 €. En cas d’inexécution par le client, le créancier gagiste est autorisé à réaliser le gage ; il choisit librement le mode de réalisation.

9.1. Belexa transférera tous les montants qu’elle reçoit pour son client le plus rapidement possible au client. Si Belexa n’est pas en mesure de transférer un montant immédiatement au client, elle notifiera la réception du montant au client et lui transmettra la raison pour laquelle le montant n’est pas transféré au client.

9.2. Belexa peut retenir sur les montants qu’elle reçoit pour ses clients des sommes en vue de couvrir les sommes due par le client. Elle en informera le client.

9.3. Belexa transférera tous les montants qu’elle reçoit du client pour le compte de tiers immédiatement à ces tiers.

Au cas où vous auriez une plainte au sujet de notre cabinet ou que vous seriez insatisfait du traitement de votre cause, il est préférable d’en discuter avec l’avocat qui traite votre affaire.

Au cas où cette consultation ne mènerait pas à une solution satisfaisante pour le client, celui-ci peut contacter Benoit Beele (benoit.beele@belexa.be), Mathieu Malfait (mathieu.malfait@belexa.be), An Deprez (an.deprez@belexa.be) ou Mathieu Albers (mathieu.albers@belexa.be), qui examinera la plainte et, si possible, se posera en médiateur en vue de trouver une solution.

11.1. Belexa, les avocats exerçant au sein de Belexa, ainsi que leurs préposés, sont assurés en responsabilité professionnelle, via l’Ordre des avocats de Flandre occidentale, auprès d’Amlin Insurance (police LXX034899).

La garantie de responsabilité civile professionnelle s’élève au maximum à 2.500.000,00 € par sinistre et couvre les conséquences d’actes commis dans le monde entier, pour autant que les activités soient réalisées à partir de notre cabinet.

Le client s’engage, en cas de responsabilité (présumée) de Belexa, de ses avocats ou de ses préposés, à exercer en premier lieu et par priorité son recours contre l’assureur en responsabilité professionnelle.

11.2. Le client accepte expressément et irrévocablement que le préjudice indemnisable qu’il pourrait subir à la suite d’une faute de Belexa, de ses avocats ou de ses préposés — y compris en cas de faute lourde ou de négligence grave — soit en tout état de cause limité au montant et dans les limites pour lesquels une couverture est effectivement accordée par l’assureur en responsabilité professionnelle.

11.3. Si et dans la mesure où l’assureur en responsabilité professionnelle n’accorde aucune couverture, pour quelque raison que ce soit, la responsabilité globale de Belexa, de ses avocats et de ses préposés est, sans préjudice des dispositions de l’article 11.4, quelle que soit la base juridique (contractuelle, extracontractuelle ou quasi-délictuelle), en cas de concours de responsabilités et même en cas de faute lourde ou de négligence grave, limitée au montant hors TVA qui a été ou aurait été facturé par Belexa Advocaten dans le dossier dans lequel la responsabilité est retenue.

11.4. Sans préjudice de toutes les dispositions qui précèdent, Belexa ne pourra en aucun cas, que ce soit directement, par voie de recours ou au titre de toute autre construction juridique, être tenue au paiement d’une indemnité supérieure à 25.000,00 EUR par sinistre, tous éléments confondus, y compris le principal, les frais et les intérêts.

Belexa, ses avocats et ses préposés ne peuvent en aucun cas être tenus responsables de dommages indirects, dommages consécutifs, préjudice moral, perte de jouissance, perte d’une chance, perte de bénéfices, atteinte à la réputation ou de dommages subis par des tiers.

11.5. Sans préjudice du préalable Belexa et ses avocats ne sont pas responsables des défauts éventuels de tiers qui sont impliqués à la prestation de leurs services, lorsque la mission leur a été confiée au nom et pour le compte du client. Dans un tel cas, Belexa ne peut par conséquent pas non plus être conjointement ou solidairement tenue avec un tel tiers de payer une quelconque indemnité au client.

11.6. Bien que Belexa fasse des efforts raisonnables pour sauvegarder ses e-mails et annexes de virus ou d’autres défauts qui peuvent affecter les ordinateurs ou un système IT, le client est responsable de prendre les mesures appropriées afin de protéger les ordinateurs ou le système IT du client contre ces virus ou défauts. Belexa n’accepte aucune responsabilité pour une perte ou des dégâts quelconque résultant de la réception ou de l’utilisation d’une communication électronique de la part de Belexa.

Le client ne peut pas multiplier, publier ou utiliser de quelconque façon les conseils, notes, contrats, pièces de procédure, documents et toutes autres activités intellectuelles sous quelque forme que ce soit, formulés ou faits par Belexa, sans l’approbation écrite et préalable de celle-ci, qu’il le fasse lui-même ou à l’aide de tiers, autre que dans le cadre de la mission attribuée à Belexa.

13.1. Tant le client que Belexa ont à tout moment le droit de mettre fin au contrat avec effet immédiat et sans motivation.

Le cas échéant, le client est obligé de payer toutes les activités et tous les coûts réalisés jusqu’à la date de la résiliation du contrat. Belexa établit un état final de coûts et d’honoraires et le transmet au client.

Pour autant que ce soit autorisé par la loi et le code déontologique, Belexa peut faire appel à son droit de rétention avant de transmettre son dossier au client.

13.2. Belexa n’est pas responsable des dégâts qui résulteraient de la résiliation de son accord avec le client.

Après accomplissement de toute mission, Belexa archive le dossier et le conserve ensuite pour une période de cinq ans. Les documents originaux peuvent être remis au client et doivent alors être archivés par ce dernier. Après la période susmentionnée de cinq ans, Belexa a le droit de détruire le dossier.

Belexa se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment.

16.1. Tous les contrats entre Belexa et le client sont régis uniquement par le droit belge.

Tous les avocats de Belexa sont assujettis (a) aux règlements de l’Ordre flamand des avocats et les règlements toujours en vigueur de l’ancien Ordre National des Avocats, qui peuvent être consultés sur www.advocaat.be et (b) aux règlements de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

16.2. En cas de litiges, les parties cherchent de préférence un règlement amiable.

16.3. Pour les litiges concernant les honoraires, il existe un règlement de litiges extrajudiciaire par l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale.

Pour les affaires en matières disciplinaires, le Bâtonnier de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale est compétent : Bâtonnier de l’Ordre des Avocats de Flandre-Occidentale, Langestraat 120, 8000 Brugge.

16.4. Seuls les tribunaux de Kortrijk sont compétents pour connaitre d’une dispute quelconque entre Belexa et le client.